Ｎ自動車部品販売様

既存機器　　

２階:白黒複合機×１台　　１階:カラー複合機×１台　普通紙FAX×１台

【お客様の導入前環境及び悩み（改善）等】

自動車部品需要に伴う受発注業務及び図面等のやりとりで、販売店様とのFAX通信が多くなり
FAXにかかる消耗品費・通信費が高額になっていました。
またFAX送信時も紙に一度だしてそれからFAX送信していましたし、受信も紙で受けていた為
コピー用紙代もかかっていましたので機械更新のタイミングで文書の電子化を検討されていました。

【しんぷくの提案内容】
事務所の１階と２階ではFAXの回線が別になっておりました。　
今回導入頂いた【ApeosPort?C2270PFS】にFAX増設ポートを取り付け
１台の複合機で２回線分のFAXのやり取りが出来るようにしました。
また、以前から導入頂いていました富士ゼロックスの文書管理ソフト【DocuWorks】を
全てのパソコンにインストール。
さらに以前からご利用頂いている富士ゼロックスのネットワークセキュリティ商品【ｂｅａｔ】の
内蔵ハードディスクを使用し、１階と２階のFAXの全受信文書を【ｂｅａｔ】に格納するようにして
ペーパーレス環境を作りました。
業務フローとしては、複合機がFAXを受信しますと事務所でお仕事をされる方の
パソコンの画面に文書受信のポップアップサインが表示されます。
そのサインを確認したらFAX受信文書が格納されるフォルダーをネットワーク上で見に行きます。
(格納された文書は【DocuWorks】形式になっています。)
文書を開いて誰宛にきたFAXなのかを確認し、あらかじめ作成していた個人のフォルダーへ
入れていきます。
納期連絡等の折返し文書は、【DocuWorks】上で直接納期等を入力し、
そのまま印刷するイメージでFAX送信します。　
この方法を導入していただく事で２階の方も文書のやり取りが自席で出来るようになります。
マニュアルや図面も、無駄にコピーせず複合機でスキャンニング。
FAX送信表と一緒に【DocuWorks】で束ねてパソコンから
ダイレクトにFAXする事が可能になり、FAX送信の為のプリントが削減できます。

【クライアント様の導入後の声】
紙でのFAX送受信がなくなった事で用紙代の削減が出来ました。
また、このシステムを採用した事で色々な業務改善が出来ました。
必要な文書が電子化されているので、自席にいながらその文書を確認したり活用したり
する事が可能になったのは大変便利になったと思います。

【弊社営業の感想】
自席にてFAXの確認・やり取りが出来る為、FAX送受信の為だけに席を立つ事が無くなりました。
また【DocuWorks】をご活用いただいていく中でスキャンした資料などを
みんなで共有出来る場所に格納していただいており【文書の管理・活用・共有】に対する
意識も高まってきていらっしゃるようです。
【文書の管理・活用・共有】を簡単に進めていく為には【DocuWorks】が
必ずお役に立つと思いますし、文書が電子化されている事で
検索時間の短縮も可能になります。
複合機導入の当日は、社員さま全員で【DocuWorks講習会】にご参加頂き
スムーズにこの環境に入って頂けたのでは？と感じております。
この【ペーパレス環境】にもっともっと入って頂き、私共も考え付かないような活用方法を
見つけて頂ければと思います。
　

　今後とも宜しくお願い申し上げます。　　ありがとうございました。